Viele Menschen möchten ihren Papierkram nicht mehr auf Papierbasis erledigen, sondern mit digitalen Formularen. Diese lassen sich leicht mit Low-Code erstellen
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Wer kennt das nicht? Ein Antrag muss ausgefüllt werden. Selbstverständlich ist es mit einer Seite nicht getan. Oftmals umfasst ein solches Formular mehrere Seiten – das kostet Zeit und Nerven. Das gilt auch für die Arbeit im Büro: Viel zu oft hantieren wir mit umständlichen Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten.
Papier mag geduldig sein, viele Menschen sind es bei der heutigen Geschwindigkeit von Geschäftsprozessen eher nicht. Alles ausfüllen, eintüten, zur Post oder zum Amt bringen – das möchten wir heutzutage vermeiden. Gleiches gilt natürlich auch für firmeninterne Prozesse, wie z.B. die Aufnahme von Fehlern an Maschinen, Maintenance-Prozesse mit Checklisten oder auch Reparaturanleitungen. All das händisch zu machen, ist viel zu aufwändig und in keinster Weise State-of-the-art.
Chatbots auf dem Vormarsch
Welche Alternativen gibt es also? In vielen Unternehmen und Behörden kommen zunehmend Chatbots zum Einsatz. So wird z.B. in der Simplifier-Heimatstadt Würzburg der „Würzbot“ verwendet, um alle Services, die eine Stadtverwaltung ihren Bürgern bieten muss, so weit wie möglich digital zugänglich zu machen. Die Stadt Düsseldorf hat den Chatbot „Frag Düsseldorf“ im Einsatz. Und in Heidenheim werden Bürgeranfragen von „Kora“ beantwortet.
Dennoch erfreuen sich vor allem digitale Formulare immer größerer Beliebtheit, da mit ihnen sehr effizient gearbeitet werden kann und sich die Fehlerquote bei der manuellen Übertragung stark reduzieren lässt, indem z.B. gewisse Vorauswahlwerte (Postleitzahlen, Stadt, Adresse usw.) oder auch eine Validitätsprüfung zur Verfügung gestellt werden. Nicht zu vergessen ist auch die beliebte Handhabung via Tablet.
Vorteile von digitalen Formularen
Uns allen ist bewusst: Papierkram ist lästig. Ganz von den Kosten für Papier abgesehen. Also, weg damit – und her mit den digitalen Formularen!
Welche Vorteile bringt das mit sich? Durch die Verwendung digitaler Formulare:
- lässt sich die Umwelt schonen
- können in hohem Maße Kosten und Zeit eingespart werden, weil die Erfassung und Verarbeitung der Daten viel schneller von statten geht
- werden Daten sicherer verwaltet
Darüber hinaus werden Fehler in der Datenverarbeitung reduziert.
Ein digitales Formular mit Low-Code erstellen
Da im Fall von digitalen Formularen die benötigten Daten unmittelbar aus dem jeweiligen Business-Prozess rausgezogen werden, bestehen wesentlich mehr Möglichkeiten in Puncto Gestaltung des Formulars. Eine reine digitale Kopie des Papieroriginals sollte vermieden werden. Stattdessen sollte sich die Mühe gemacht und eine neue individuelle Lösung erstellt werden, welche die papierbasierte Form obsolet macht: So können wesentlich mehr Daten abgefragt werden, es besteht keine Platz-Limitierung, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zum ausgefüllten Formular sind möglich. Kurz: Es lässt sich alles ausfüllen, digital unterschreiben (optional) und versenden..
Aber: Ist eine derartige Erstellung nicht aufwändig und komplex? Nicht unbedingt. Mit einer Low-Code-Plattform wie Simplifier geht das sogar sehr einfach. Bauen Sie sich Ihr Wunsch-Formular ganz einfach konfigurativ zusammen.
- Erstellen Sie eine Oberfläche mit Dateneingabefeldern, Auswahlboxen und Navigationselementen (Buttons)
- Integrieren Sie das bestehende System zum Datenaustausch
- Stellen Sie die Prozesse dar und verknüpfen Sie sie mit den Screenfunktionalitäten
- Testen Sie Ihre Anwendungen mit dem WYSIWYG (What You See Is What You Get)-Editor und der Live Preview
- Veröffentlichen Sie die Anwendung
So lassen sich auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittene Daten erfassen und verarbeiten – nicht nur für bestehende Formulare, sondern auch für Arbeitsaufträge, Übergabeprotokolle oder gar Urlaubsanträge.
Bei Bedarf lassen sich außerdem mit der Kamera des eigenen Smartphones Texte und Zahlen erfassen, direkt speichern und digital unterschreiben. Vor allem letzteres stellt einen enormen Mehrwert da. Im Anschluss lassen sich diese Daten per E-Mail automatisch versenden. Darüber hinaus gibt es optional auch Unterstützung zur Anbindung an andere Systeme, die in sehr vielen Unternehmen Verwendung finden, wie z.B. SAP oder Sharepoint.
Ein weiterer Vorteil: Ein mit Low-Code erstelltes digitales Formular ist immer anpass– und erweiterbar. Wenn Sie also feststellen, dass Ihr Formular eine Veränderung benötigt oder seinen Zweck nicht mehr vollständig erfüllt, können Sie es jederzeit abändern – und zwar ohne programmieren zu müssen.
Fazit
Sie überlegen, in Zukunft Daten jeglicher Art primär digital zu erfassen und in Form eines Formulars auf Ihrer Unternehmenswebseite anzubieten? Sie möchten zugunsten der Optimierung von Abläufen und zur Steigerung der Zufriedenheit von Kunden und Mitarbeitern auf den Papierprozess verzichten, haben aber bisher noch nicht den richtigen Ansatz gefunden? Sie möchten nach Möglichkeit nicht mehr mit umständlichen Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten wichtige Daten erfassen? Dann sollten Sie darüber nachdenken, digitale Formulare schnell und einfach zu erstellen. Mithilfe von Low-Code-Plattformen können Sie das jetzt und kommen schneller zum Ergebnis.
Mit Simplifier können Sie solche Formulare auf sehr einfachem Weg erstellen – und gemeinsam mit Ihrer IT in die notwendigen Systeme integrieren, die Anwendung testen und zeitnah zur Verwendung zur Verfügung stellen. Damit sparen Sie Ihren Kunden als auch sich selbst jede Menge Zeit und Nerven sowie sich selbst noch zusätzlich Kosten.
Durch die Bereitstellung von digitalen Formularen sorgen Sie bei Ihren Kunden für eine bedeutend bessere User Experience: Die Datenerfassung funktioniert wesentlich schneller als bisher, die Fehlerquote wird um 70% reduziert und alles ist zu 100% frei von Medienbrüchen.
Zudem sind die auf dieser Basis erstellten Formulare jederzeit erweiterbar und lassen sich an neue Anforderungen anpassen. Sie möchten wissen, wie so etwas aussehen kann, dann sehen Sie sich unser Anwendungsbeispiel Digitales Formular an.
