Buchhaltung, Verwaltungsprozesse

KI basierte Dokumentenprüfung: Auftragsbestätigung

Problem

Wichtige kaufmännische Dokumente wie Auftragsbe-stätigungen landen oft als PDF im E-Mail-Postfach eines Sachbearbeiters, der die Inhalte dann manuell prüft, mit den SAP-Daten abgleicht und individuell bewertet –
dazu sind u.a. auch Kenntnisse der SAP GUI unerlässlich
Bei Abweichungen von z.B. Preisen, Stückzahlen oder Terminen zu dem im ERP hinterlegten Angebot müssen die zuständige Fachabteilung per Mail kontaktiert und ein meist umständlicher Prüf- und Abstimmungsprozess eingeleitet werden
Die automatisierte Dokumentenprüfung über gängige Single-Point-Solutions ist hier keine Lösung, da die gewünschten Prüfparameter nicht auf den individuellen Prozess und die unternehmensspezifischen Prioritäten konfiguriert werden können

Solution

Mit der KI-integrierten App zur Auftragsbestätigung wird das PDF von Simplifier automatisch aus dem Postfach heruntergeladen und per REST API an eine KI gesendet
Die von der KI ausgelesenen Daten werden mit denen aus den SAP-Bestellungen abgeglichen, Abweichungen werden farbig markiert dargestellt und zur manuellen Positionszuordnung zur Verfügung gestellt
Mit wenigen Klicks kann der Sachbearbeiter korrigieren, ohne das PDF öffnen oder in die SAP-GUI gehen zu müssen – oder er bestätigt die Abweichungen, damit ein definierter Workflow zur Überprüfung in den beteiligten Fachabteilungen angestoßen wird. Die richtigen Ansprechpartner finden dann in einem Aufgaben-Dashboard einen ent-sprechenden Prüfauftrag

Impact

Effizienzgewinn und Qualitäts-sicherung durch KI-Integration.

Mit AI-infused Apps von Simplifier können auch komplexe Datenmanagement-Prozesse in benutzerfreundliche, qualitäts-sichernde digitale Abläufe gebracht werden. Durch die Möglichkeit, bedarfsgerechte Matching-Kriterien und Priorisierungen zu definieren, entsteht die jeweils optimale, individuelle Prüflogik, die Entscheidungen vorbereitet, automatisch Workflows in Gang setzt und Mitarbeiter effektiv von operativen Abstimmungsprozessen entlastet.