Verwaltungsprozesse

Vertragsdatenbank

Problem

Die dringende Anforderung aus den Fachbereichen war, das sehr vielschichtige und auf unterschiedliche Bearbeiter verteilte Vertragswesen zentral verfügbar zu machen und digital zu managen
Die entsprechenden Dokumente wurden meist manuell an verschiedenen Stellen im Unternehmen erstellt und verwaltet und zum Teil lokal auf den Rechnern gespeichert
Der Überblick über die unterschiedlichen Vertragsarten und deren Status fehlte genauso wie eine standardisierte Archivierungsform – ein Schnellzugriff auf einen digitalen Ort war eben so wenig möglich wie eine schnelle Übergabe im Urlaubsfall

Solution

Aufgrund der einfachen Simplifier-Benutzeroberfläche konnte die Applikation der Vertragsdatenbank mit SAP-Anbindung von Apetito selbst erstellt werden – dadurch floss wertvolles Prozesswissen direkt in die Anwendung
Durch die einfache Funktionalität erfährt die Vertragsdatenbank von allen Mitarbeitern große Zustimmung
Der Admin kann über ein Regler-Board die Vertragsfelder und Positionsdaten steuern und angeben, was sichtbar sein soll – so wird die vielschichtige Datenmenge je nach Informationsbedarf optimal selektiert

Impact

Zentrale und transparente Vertragsverwaltung.

Die Benutzeroberfläche der Applikation ermöglicht eine einfache, intuitive Bedienung. Abhängig von der Vertrags- oder Positionsart baut sich das Formular komplett so auf, wie es gebraucht wird. Sämtliche Vertragsdaten sind zentral abgelegt und nach Bedarf selektierbar.