Verwaltungsprozesse

Digital Approval Workflow (DAW)

Problem

Der bisherige Freigabeprozess war papierbasiert und stark manuell geprägt, was zu erheblichen Effizienz-verlusten führte
Bestellungen wurden per E-Mail empfangen, anschließend mussten die Bestellinformationen manuell geprüft und eine Auftragsbestätigung im SAP-System angelegt werden
Danach wurde diese ausgedruckt, von der zuständigen Person per Hand unterschrieben, bevor sie eingescannt und als PDF per E-Mail an den Kunden verschickt wurde
Dieser aufwändige Prozess führte zu langen Bearbeitungszeiten und mangelnder Transparenz in der Nachverfolgung der Status der Bestellungen

Solution

Mit Simplifier wurde eine benutzerfreundliche App entwickelt, die den bisherigen papierbasierten Prozess vollständig ablöst und digitalisiert
Die Auftragsbestätigungen werden jede Nacht automatisch aus dem SAP-System aktualisiert, alternativ können auch manuelle Einträge erstellt werden
Dank des integrierten Worklflows können Mitarbeiter stets den aktuellen Status des Freigabeprozesses sehen sowie Freigaben bestätigen oder zurückziehen und wichtige Dokumente aus dem SAP direkt in der App öffnen
Zudem können E-Mail-Benachrichtigungen direkt aus der App herausgesendet werden

Impact

Digitale Freigabeprozesse – schneller, sicherer, papierlos.

Durch die Integration der SAP-Daten in den Workflow wird der Status des Freigabeprozesses jederzeit über-sichtlich dargestellt. Mit der Erstellung eines Protokolls kann lückenlos nachverfolgt werden, wer wann welche Schritte im Prozess durchgeführt hat. Dies erhöht die Transparenz und ermöglicht schnellere Reaktionszeiten durch den zentralen Überblick.