Urlaubsantrag

Effiziente Verwaltung von Abwesenheiten

75 h

Zeiteinsparung im Monat durch effizienten Freigabe-Prozess

58.000€

Einsparung im Jahr durch automatisierte Übertragung in relevante Datenbanken

Die Applikation im Detail

Herausforderungen beim Kunden

Die Verwaltung von Urlaubsanträgen, Genehmigungen und Vertretungen erfordert ein hohes Maß an Kommunikation. Werden die notwendigen Schritte nicht zuverlässig und ordnungsgemäß ausgeführt, kann schnell Chaos entstehen, das sich negativ auf andere Prozesse des Unternehmens niederschlagen kann.

Der Einsatz einer digitalen Anwendung kann helfen, diese Probleme zu lösen:

  • Fehlende Transparenz über Abwesenheiten und Genehmigungsstatus
  • Chaos durch Übertragungsfehler in verschiedene Systeme und Kalender
  • Mangelnde Planbarkeit durch fehlende Übersicht zu Urlaubsphasen

Kunde

  • Branche: Maschinenbau

  • Mitarbeiter: ca. 1.100

  • Hauptsitz: NRW

  • Nutzer: alle Mitarbeiter

Beschreibung der Applikation

Die Anwendung Urlaubsantrag wurde entwickelt, um den Prozess der Verwaltung und Überwachung der Urlaubsanträge der Mitarbeiter im Unternehmen zu digitalisieren.

Die Urlaubsantrag-Anwendung ist mit SAP verbunden, so dass alle Informationen über die Urlaubszeiten der Mitarbeiter sicher im SAP-System des Unternehmens gespeichert werden.

Urlaub beantragen

Der Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag über eine Auswahl im Kalender einreichen. Nach der Auswahl des Zeitraums öffnet sich ein Dialogfenster, in dem neben dem Zeitraum auch die Abwesenheitsart über ein Dropdown-Menü festgelegt werden kann. Hier werden auch die verbleibenden Tage automatisch berechnet und angezeigt. Nach Bestätigung der Daten werden diese im nächsten Schritt überprüft. Wird beispielsweise das verfügbare Kontingent überschritten, erscheint eine Warnung und das Absenden des Antrages ist nicht möglich.

Anträge

Wurden die Daten abgeschickt, können unter dem Reiter „Anträge“ alle bisher gestellten Anfragen eingesehen werden. Hier ist auch der jeweilige Status des Antrags ersichtlich. Bei Freigabe des Antrages werden die Daten automatisch in die jeweiligen Kalender und SAP übertragen.

Antragsverwaltung

Vorgesetzte werden über den Eingang eines neuen Antrags informiert und können in einer separaten Ansicht alle Anträge der zu verwaltenden Mitarbeiter einsehen. Hier können sie die Anträge entsprechend freigeben oder ablehnen. Im Falle einer Ablehnung kann optional im nächsten Fenster ein entsprechender Grund angegeben werden.

Stornieren

Die Stornierung eines bereits genehmigten Urlaubs ist ebenfalls über die Auswahl im Kalender möglich.

Vertretungen

Administratoren können auch Vertretungen für Urlaubszeiten anlegen und verwalten, so dass die Zuständigkeiten jederzeit klar ersichtlich sind.

Einfache App-Erstellung

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